Внедрение Битрикс24 для УК СПИТРИМ

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Компания «Спитрим» продаёт принадлежащие ей квартиры через несколько партнёрских агентств недвижимости.

Всю активность по привлечению покупателей и продаже ведут брокеры агентств (всего примерно 80 человек). Квартиры расположены в нескольких домах, находящихся в разных районах Москвы. Некоторые дома закреплены за какими-либо агентствами — одним, или несколькими. В некоторых часть квартир закреплена за одним агентством, часть — за другим.

Учёт движения Сделок ведётся брокерами в таблицах Google с общим доступом. Факт совершения сделки фиксируется менеджерами Спитрим в 1С-программе Инталев: Корпоративный менеджмент в момент фактического поступления средств покупателя.

Для каждой стороны-участника процесса была своя мотивация для обновления и внедрения новой системы.

Для брокера — удобный инструмент поиска объектов, создания и ведения сделок.

Для кураторов «СПИТРИМ» — инструменты управления каталогом объектов и ценообразованием, курирования деятельности брокеров.

Для финансового управления и руководства — актуальная, полная, удобная для восприятия аналитическая информация.

Для бизнеса в целом — минимизация влияния человеческого фактора, сокращение количества ошибок.

Инструмент ведения Сделок должен обладать большей функциональностью, нежели таблицы Google.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Предпосылки для проекта внедрения

• Каталог объектов недвижимости и отдельно — реестр сделок
• Более гибкое управление доступом к объектам и сделкам
• Визуализация каталога (шахматка) и процесса движения сделок по стадиям (канбан)
• Механизм постановки и контроля задач брокерам по мере продвижения сделки по стадиям
• Механизм автоматического провала сделки и освобождения объекта из-под брони в случае невыполнения брокером условий краткосрочного устного бронирования
• В случае задержек выполнения задач на последующих стадиях, сделки должны выделяться, а брокер и куратор со стороны Спитрим — получать уведомления
• При занесении информации об оплате в Инталев, сделка в Битрикс24 должна автоматически закрываться как успешная, а её объект — переходить в статус «Продан»

Аналитика.

Менеджмент, финансовое управление и руководство Спитрим должны иметь актуальную, наглядную и точную информацию для принятия управленческих решений. Возможность анализа того, что происходит до факта совершения сделки.

Информационная инфраструктура.

Все участник процесса должны иметь удобный механизм взаимодействия. Информация, относящаяся к работе, должна храниться централизованно.

Неразрывность.

В Битрикс24 должны быть перенесены уже проданные и находящиеся в работе объекты. Сделки по проданным объектам должны быть созданы и доведены до успешной стадии. Текущие сделки должны быть созданы и доведены до фактической стадии.

3. Результаты сотрудничества

• Вся работа по ведению сделок идёт в Битрикс24
• Забронированный объект нельзя ошибочно забронировать ещё раз
• Все действия участников процесса протоколируются
• Если что-то пошло не так, можно найти точку ошибки и исправить ситуацию
• В цепочке информации об оплате исключён дополнительный ручной перенос данных
• Все участники процесса видят, что происходит и могут вовремя среагировать
• Накапливаются данные для анализа
• Возникающие вопросы быстро решаются в чатах
• Накапливаются запросы на дальнейшее развитие системы