Внедрение подсистем 1С для бренда Дом Фарфора

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Компания ООО «Алеф-М» - это сеть мультибрендовых магазинов посуды и предметов декора «Дом Фарфора». История компании начинается с 1965 г., когда открылся крупнейший магазин «Дом фарфора» на Ленинском проспекте в Москве. Сейчас «Дом Фарфора» предлагает покупателям знаменитые мировые марки класса люкс, в том числе эксклюзивные.

Специфика финансовой деятельности компании заключается в сложной архитектуре с наличием большого количества интеграционных сервисов, основанной на системе 1С:Управление Торговлей 10 редакции. До внедрения в компании отсутствовало как таковое управление потоками денежных средств – все согласования происходили через электронную почту, отсутствовал процесс бюджетирования, в связи с чем сбор управленческой отчетности занимал такое количество времени, что приходилось регулярно выходить за рамки сроков подготовки отчетности.

С подобным набором исходных данных достаточно сложно было осуществить единовременный и комплексный переход на систему 1С:ERP, однако именно сложности привели к ряду нестандартных решений, которые сделали реализованный проект уникальным.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Классическая ERP-система представляет собой единое информационное пространство, в котором хранятся данные обо всех транзакционных движениях. Однако в данном случае ERP выступал и в качестве самой транзакционной системы, и в качестве консолидированной базы, в которую загружались данные из сложно переписанной системы 1С: Управление Торговлей 10 и из бухгалтерских баз, где отражались расходные движения.

Под нужды заказчика были модифицированы такие подсистемы «1С: ERP Управление предприятием 2», как «Казначейство», «Бюджетирование БДДС и БДР», а также «Управленческий учет в 1С: ERP».

Было принято решение начать внедрение с подсистем «Казначейство» и «Бюджетирование».

Казначейство

Благодаря внедрению блока ручное согласование перешло в электронный формат:

• Вся история согласования заявки сохраняется;
• Контролируются платежи и лимиты расхода;
• Выстроена очередность оплат, ничего не теряется, есть понимание, кому, когда и что платить;
• Платежные поручения формируются автоматически;
• С помощью документооборота было разработано 15 уникальных маршрутов согласования с учетом различных условий.

Распределение оплат по поставщикам

В компании существует большой пул поставщиков, по которым необходимо отслеживать выделенный лимит оплат. Для этого в ERP-системе было выделено отдельное рабочее место. Данное рабочее место позволяет руководителю ЦФО ДФ и ВиО распределять суммы по заявкам в рамках выделенного лимита. Распределенные лимиты автоматически попадают на технический счет в платежном календаре для дальнейшего распределения оплат.

Недельное планирование движения денежных средств

В компании существует понедельное выделение лимитов на оплаты. Для данной задачи было также создано отдельное рабочее место для сотрудников казначейства, где они контролируют выделенные лимиты понедельно, сравнивая их с фактическими тратами.

Подсистема бюджетирование БДДС и БДР

В рамках работ по внедрению подсистемы была разработана методология Бюджетирования и автоматизации управленческих аналитик:

• Классификатор статей ДДС и затрат
• Управленческая структура подразделении и ЦФО
• Перечень направлений деятельности группы компании
• Сопоставление статей УУ и БУ
• Методика сбора фактических данных БДДС И БДР

Дополнительно разрабатывалась методология сбора консолидированных плановых бюджетов БДДС и БДР, разработаны инструменты сверки фактических данных между системами 1С: ERP/Торг/БП.

В данной ERP-системе не ведется транзакционный учет, он ведется в УТ и в бухгалтерских базах, ERP выступает в качестве консолидированной системы. Классическая ERP- система для этого не предназначена.

Был разработан отдельный механизм сбора фактических данных в разрезе управленческих аналитик в базах УТ и бухгалтерских базах – по уже настроенной трансляции данные загружаются в ERP и трансформируются в факты по управленческим статьям БДДС и БДР.

3. Результаты сотрудничества

• План-фактный анализ по бюджету движения денежных средств (БДДС) – в разрезе год/месяц
• Сохранение всей истории согласования заявки – электронное согласование всех заявок на оплату
• Автоматический расчет остатков по счетам с учетом заявок, прогнозных платежей
• Избегание кассовых разрывов и выстраивание очередности оплат
• Контроль выделенных лимитов
• Отдельная цепочка согласовании сверхбюджетных заявок на оплату
• Автоматическое формирование платежных поручений
• Полный контроль денежных потоков в организации
• Контроль валютных платежей
• Контроль задолженностей по поставщикам