QSOFT упростил взаимодействие и повысил производительность команд СберТеха

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Внутри экосистемы Сбера есть ряд подразделений и самостоятельных компаний, каждая из которых имеет свою структуру и принцип работы. У банка было много разных дата-систем, которыми пользовались сотрудники в рамках своей деятельности. Возникла необходимость объединить все системы в единый продукт и сделать его максимально простым и удобным в использовании.

Компания решила создать информационную корпоративную систему с единым входом во все внутренние сервисы, куда мог бы зайти каждый сотрудник (не важно, с телефона или компьютера) и найти всё необходимое. Защищенная информационная среда позволяет решать важные вопросы «здесь и сейчас», объединять рабочую среду офисных и удаленных сотрудников, ускорять ротацию новостей и обновление контента на сайте.

Проблематика проекта

Перед СберТехом стояла стандартная задача — автоматизировать рутинные процессы, упростив доступ сотрудников к базам данных. Раньше сотрудникам СберТеха нужно было вручную в разрозненных системах собирать данные воедино.

Отсутствие удобной корпоративной системы и единой точки входа в нее повлекло за собой много проблем:

• Неудобные навигация и поиск по внутренним системам и сервисам. Сотрудникам было проще обратиться к коллеге, чем самостоятельно найти информацию и материалы в разрозненных базах.
• Множество ненужных массовых рассылок «на всех», нехватка информации о планах и событиях компании, навигации между разделами и документами.
• Новичкам сложно было влиться в рабочий процесс. Поскольку важная информация была раскидана по разным частям системы, они тратили много времени на онбординг и адаптацию.
• Интранет-портал на SharePoint устарел и не поддерживал обновления.
• Также ресурсы и сервисы СберТеха были не доступны с мобильного телефона. Не было возможности совместной работы над документами, часто переполнялась почта. Все это тормозило работу над платформой и демотивировало сотрудников. Как следствие, в интранете был устаревший контент, не способный упростить жизнь сотрудникам.
• Плохо проработанный портал снизил показатели CSI (удовлетворенность клиента товарами, услугами и сервисом компании) и возложил дополнительную нагрузку на руководителей и сотрудников. Вместо того, чтобы решать управленческие задачи и выводить компанию на новый уровень, топ-менеджерам приходилось искать нужную информацию для сотрудников и отвечать на их вопросы.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Команда QSOFT проанализировала текущие проблемы компании и, изучив технологические возможности заказчика, предложила создать более удобную структуру и улучшенный функционал корпоративного портала с единой точкой входа для всех сотрудников.

Для этого потребовалось решить следующие задачи:

• внедрить все действующие интеграционные системы заказчика на портал
• сделать удобный инструмент для публикации новостей на портале
• создать комьюнити для общения пользователей
• разработать конструктор для создания мини-сайтов сотрудниками (по примеру Confluence) под свои запросы

ОСНОВНЫЕ РЕШЕНИЯ ПРОЕКТА

Интранет с единой персонализированной точкой входа и сквозной глобальной навигацией по сервисам и ресурсам SberTech

Возможности главной страницы

На сервисы и ресурсы компании можно перейти с главной страницы.

В левом сайдбаре располагается глобальная Навигация по сервисам интранета. Сотрудник может быстро получить доступ ко всем актуальным для него разделам и сервисам из любой точки интранета за пару кликов. В персонализированных сервисах “Мои заявки” и “Мои ссылки” можно формировать свои списки ссылок (как внутренних так и внешних), и взаимодействовать с ними, а также иметь быстрый доступ ко всем заявкам, с возможностью добавить в избранное.

Область контента отображает ознакомительный блок с инструкцией для пользователей интранета, а также основной блок с новостями, новыми назначениями, мероприятиями компании. Все типы материалов можно сортировать по фильтрам.

В правом сайдбаре располагаются виджеты быстрого взаимодействия, можно ознакомиться со списком всех сотрудников, посмотреть дни рождения, обновления систем. Есть рубрика “Слово дня”, которая помогает расширить кругозор сотрудников, выделить важную для работы терминологию (по виджету можно перейти в словарь терминов и сокращений).

Удобная навигация

Искать информацию в интранете теперь можно тремя способами: с помощью единой поисковой строки, глобальной навигации и чат-бота.

Для быстрого поиска необходимой информации был создан сквозной поиск по 6 основным категориям: сотрудники, документы, сервисы, заявки, сообщества, публикации.

При вводе символов идет подборка данных по соответствующему запросу в виде карточек с краткой информацией. Данное решение позволяет сузить поле поиска для сотрудника и максимально наглядно и информативно показать результат поиска с возможностью перехода на детальную страницу результатов.

Сотрудники, в том числе новые, смогут самостоятельно найти нужную информацию, не отвлекая от работы коллег.

Единое информационное поле

Все новости, события, объявления, анонсы собираются в единую новостную ленту. Сотрудники получают персонализированную (в зависимости от географии, офиса, подразделения, трайба) и актуальную информацию, не отвлекаясь на общие рассылки.

Все публикации разделены по тематикам. По кнопке «Смотреть все» можно перейти на детальную страницу со списком всех новостей.

Онбординг новых сотрудников

При трудоустройстве сотрудника на портале встречает приветственная pop-up-онбординга, которая шаг за шагом помогает сориентироваться в большом объеме сервисов, информации и найти все необходимое.

Для адаптации нового сотрудника в личном кабинете был создан временный блок «Новому сотруднику». В нем есть вся необходимая информация для знакомства с компанией и начала работы.

Дополнением к изучению материалов является интерактивный блок «Слово дня» на главной странице для повышения грамотности в части терминов, систем, аббревиатур. Таким образом новые сотрудники SberTech быстрее ориентируются среди множества систем, аббревиатур, инструментов, а значит быстрее выходят на ожидаемую в компании эффективность.

Помощь в онбординге сотрудников реализована также в разделе «Я хочу», SberTech, «Сотруднику» и «Сервисы и заявки». В разделе «Я хочу» пользователь сможет быстро сориентироваться и решить свой вопрос, благодаря удобному фильтру по категориям вопроса, либо по типам необходимых действий.

Раздел «SberTech» дает общее представление о компании, ее миссии и культуре, оргструктуре, дает ссылки на основные проекты и соцсети.

Раздел «Сотруднику» содержит самые популярные и важные для сотрудника сервисы по обучению, HR-вопросам, компенсация и льготам, безопасноти и аналитики.

Раздел «Сервисы и системы» собрал в себе ссылки на основные внешние системы, с которыми взаимодействуют сотрудники: ЭДО, HR-сервисы, почта, таск-трекеры, LMS-системы, сервисы видеоконференций, База Знаний и прочее.

Мобильная версия интранета

Мобильная версия интранета содержит весь необходимый функционал, мобильное меню с быстрым доступом в необходимые разделы, поиск по категориям, новостную ленту коммуникационные сервисы — «Сообщества» и «Трайбы».

Постоянно обновляющийся контент

Сотрудник в соответствии со своей ролью может выпускать публикации в новостную ленту, создавать сообщества по теме, вести трайб, общаться с коллегами, делиться полезной информацией.

Сервис «Трайбы» — это мини-сайты подразделений в рамках интранета, со своей структурой, вложенными страницами и меню, сообществами и собственными новостными лентами. создавать и редактировать которые можно с помощью удобного, гибкого конструктора для создания контента. По сути, это мини-воркплейсы для команд со встренным конструктором материалов и набором виджетов. Создаваемые материалы можно таргетировать по трайбам, подразделениям, городам, руководителям, новым сотрудникам, что в разы облегчает навигацию.

Сервис Сообщества для коммуникации сотрудников

Каждый сотрудник на портале может создать свое сообщество, где будет общаться, создавать тематические посты, обмениваться лайками и комментариями с коллегами, отправлять приглашение на вступление в сообщество на корпоративную почту сотрудникам.

Визуально и функционально сообщество похоже на типичные сообщества в социальных сетях, поэтому к работе в нем легко адаптироваться.

Интеграции проекта

1. «Тезис» — система управления электронным документооборотом, где хранятся документы компании СберТех. С ее помощью не приходится собирать документы в кучу из разных мест перед их подписанием и проверкой.

2. UserManager — система, в которой хранятся роли сотрудников, администратора портала, администратора модуля и руководителя. Роли отображаются на портале исполнителя.

3. «Заявочный комплекс» — сервис, где хранятся задачи банка.

3. Результаты сотрудничества

Корпоративный портал и его мобильная версия обеспечили единую точку входа к корпоративным ресурсам и базовым внутренним сервисам банка, упростили процессы коммуникации, обучения и развития сотрудников. За время проекта команды SberTech и QSOFT смогли добиться следующих результатов:

• Интегрировали на портал все действующие информационные и сервисные структуры заказчика.
• Сотрудники получили удобный, гибкий и простой в освоении конструктор для публикации новостей и иного полезного контента на ресурсе. Публикации можно таргетировать по трайбам, городам, руководителям, новым сотрудникам, что в разы облегчает навигацию.
• Автоматизировали и сплотили команду благодаря внедрению сервиса «Трайбы и подразделения». Теперь каждый сотрудник может создавать встроенные мини-сайты с произвольным количеством страниц, меню, виджетов.
• Повысили до 80% информированность, вовлеченность и простоту коммуникации сотрудников через сервисы «Сообщества», «Обратная связь», используя комментарии, репосты и лайки.
• Снизили до 60% информационную нагрузку на руководство, отделы HR, бухгалтерии, юристов. Все необходимые формы, документы и данные доступны на портале.
• Ускорили до 70% и облегчили адаптацию новых сотрудников за счет сервисов «Онбординг», «Новому сотруднику» и системы встроенных подсказок.
• Добились экономии рабочего времени сотрудников до 70% за счет доступности и удобного поиска информации в единой базе данных и системы подсказок.
• Повысили до 45% скорость доставки информации до сотрудников за счет внедрения системы регулярного и оперативного информирования.
• Посещаемость портала повысилась на 30%.

Вера Байташева

Руководитель направления клиентского опыта, СберТех

Это космос, концепция и все наши идеи просто ожили. Даже мелочи, на которые все могли забить, не забыты и проработаны. Это уровень! Очень качественная реализация! Этот проект — симбиоз лучшей практики и бенчмаркинга. На премию!

4. Заключение

Команда QSOFT разработала для СберТеха структурно-дружелюбную корпоративную рабочую среду с единой точкой входа: сервис-конструктор «Трайбы и подразделения» для создания сайтов с произвольным количеством страниц, удобный и гибкий конструктор для создания разных типов контента, сервис «Сообщества» для вовлечения и коммуникации сотрудников.